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Logiciel de fiche de paie : comment le choisir ?

Artisans, TPE, PME, dès lors que vous employez un salarié, vous devez pouvoir éditer des fiches de paie. Encadrées par la loi, elles doivent être à jour des dernières évolutions relatives aux réglementations. Pour simplifier leur gestion administrative, certains professionnels passent par des logiciels permettant d’éditer des bulletins de salaire.

La fiche de paie : un document encadré par la loi

Le bulletin de salaire est, comme son nom l’indique, un document relatif au paiement du salaire d’un employé. Il est encadré par la loi. Il comporte des mentions obligatoires, comme l’identité de l’employeur, celle du salarié, l’intitulé de la convention collective, le montant des contributions et cotisations sociales… et bien évidemment la rémunération nette et brute. Par ailleurs, il ne doit pas comporter certaines informations.

En effet, comme le précise le site du ministère de l’Économie, « la fiche de paie ne peut pas faire figurer de mentions relatives à l’exercice du droit de grève ou à une éventuelle activité de représentation des salariés. »

Depuis 2018, le bulletin de salaire a été nettement simplifié. Il comporte désormais deux fois moins de lignes qu’auparavant. Toutefois, la législation évolue régulièrement. Ce qui ne simplifie pas la gestion administrative des employeurs. Ils doivent en effet toujours veiller à utiliser une version à jour pour éditer leur fiche de paie.

Le logiciel de fiche de paie : une solution informatique

La gestion de la paie n’est pas forcément chose aisée, notamment en raison des évolutions législatives pouvant intervenir à tout moment. Cela, malgré la simplification du bulletin de salaire mise en place en 2018. Pour simplifier la gestion administrative, il existe plusieurs solutions parmi lesquelles figure le logiciel fiche de paie. Il s’agit d’un outil informatique dédié au traitement du salaire. Il collecte les données nécessaires au calcul et permet d’automatiser les paiements. Installé localement ou sur le cloud, il fonctionne à l’achat ou par le biais d’abonnement mensuel.

Comment choisir un logiciel de fiche de paie ?

Conformités du logiciel de fiche de paie avec les réglementations

Avant même de regarder les options proposées par une telle solution, vous devez vous assurer de la conformité du logiciel avec les réglementations en vigueur. La fiche de paie étant encadrée par la loi, le logiciel doit vous proposer des versions à jour des dernières évolutions législatives. Vous devez aussi avoir la garantie de la confidentialité de vos données d’une part et de la sécurité de leur stockage d’autre part.

Le coût dépend des fonctionnalités choisies

Ensuite, tout dépend des options qui vous seront nécessaires et du budget que vous aurez déterminé. À titre d’exemple, vous voudrez peut-être avoir la possibilité d’effectuer d’autres démarches, comme la déclaration sociale nominative (DSN). Selon les fonctionnalités choisies, le budget sera plus ou moins important. Avant de vous engager, il est donc primordial de bien vérifier ce qui fait partie ou non de l’abonnement. Chaque option pouvant être facturée en sus.

Facilité d’utilisation du logiciel de fiche de paie

La facilité d’utilisation est également un point essentiel dans le choix d’un logiciel de fiche de paie. Elle passe par l’ergonomie des interfaces qui doit être suffisamment intuitive pour ne pas vous obliger à suivre des heures de formation. Si la prise en main d’une telle solution demande toujours un temps d’adaptation, elle ne doit pas monopoliser pour autant toutes vos journées. Pensez tout de même demander au prestataire s’il prévoit des formations courtes, et a minima ou une ligne dédiée à l’assistance en cas de problème.

Par ailleurs, aussi simple soit-il, le logiciel devra être compatible avec votre système informatique. Pour vous en assurer, pensez demander conseil à un professionnel.

Le bulletin de salaire : une pièce souvent demandée

L’édition des fiches de paie fait partie des obligations incombant aux employeurs. Les salariés, quant à eux, doivent veiller à les conserver. Le bulletin de salaire est une trace écrite justifiant du travail effectué. Il est aussi un document qui s’avère nécessaire lors d’une vérification des droits à la retraite. Au-delà du rapport employeur-employé, il est une des pièces administratives les souvent demandées pour effectuer des démarches administratives. Par exemple, dans le cadre d’un dossier de demande de location d’un logement ou de crédit immobilier pour l’achat d’un bien.

Malgré la simplification effective depuis 2018, une fiche de paie reste difficile à comprendre comme à établir. La législation évolue régulièrement et les employeurs doivent s’assurer d’éditer des bulletins de paie à jour, comprenant les mentions obligatoires fixées par la loi. Les logiciels de fiche de paie font partie, pour certains entrepreneurs, des outils numériques indispensables. Pour bien choisir celui qui vous conviendra, il est essentiel de vérifier son ergonomie et ses options. Mais avant tout, il s’agit de vous assurer de sa conformité aux réglementations en vigueur, de la disponibilité comme du sérieux du prestataire.

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